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秘書長首先是秘書，是領導的參謀助手；同時也是“秘書之長”，是負有秘書工作管理之責、做好領導機關內務工作之責的領導者。他不是領導班子的核心，卻是領導工作開展的軸心樞紐，是機關“三服務”工作的“總領”。
在一個領導集體中，核心是“一把手”。主持并團結領導班子，進行決策和決策落實的部署、檢查，主要是“一把手”的職責。
但在領導班子的活動中，無論是召開會議，還是按照分工進行調查研究和指導工作，都需要有人做具體的組織、聯系和協調工作。如果由“一把手”統攬這些具體工作，那么他很容易陷入事務之中，影響對重大問題的思考和籌劃。這就需要有一個協助“一把手”工作的機構和職位，這個機構一般叫辦公廳（室），這個職位就是秘書長，或不設秘書長的辦公廳（室）主任，或其他類似職位。
秘書長的主要作用是什么？
秘書長或類似秘書長的職位設置，是國家治理和社會管理的需要，其主要作用集中表現在四個方面。
樞紐作用。即承上啟下，聯系左右，協調各方的功能。辦公廳和秘書長是什么？實質上是“一把手”職位的延伸，是為主要領導和領導班子集體服務的機構和“總領”。這個“總領”，不是決策和實施決策的總指揮、司令員，不是前進的“領頭雁”“發動機”，而是領導工作得以正常開展、有效運轉的樞紐、軸心，是四面八方各種“力”的交會點。離開它，領導工作就難以形成合力，難以規范運行，難以實現高效率和高效益。
參謀作用。秘書長一般是領導班子成員之一，參與重要決策，但其在領導班子中不是專管一方的負責人，而要為領導班子和主要領導提供重要動態信息、全局性問題決策的意見或方案、實施決策的計劃和規劃等，還應隨時回應領導和有關方面的咨詢，和軍隊的參謀長有點類似。如果秘書長對自己職務的參謀作用認識不足，平時沒有注意強化和健全信息的應急反應機制，缺乏思想準備和資訊的積累，在處理一些突發事件時靠“臨時抱佛腳”就很難圓滿完成任務。這也是考驗秘書長是否勝任的主要方面。為什么有人把秘書長稱為領導的“高參”“智囊”，原因就在于此。
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