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機(jī)要秘書崗位是印章使用與管理的最后一道關(guān)口，如何嚴(yán)把關(guān)、避風(fēng)險，構(gòu)建一個規(guī)范化、高效化、科學(xué)化的印章審批、使用、保管流程，是機(jī)要秘書當(dāng)前的第一要務(wù)?；诖耍谟≌鹿芾砉ぷ鳟?dāng)中，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)具有敏銳的洞察力、精準(zhǔn)的判斷力、卓越的執(zhí)行力，為其它部門各項(xiàng)工作的順利開展保駕護(hù)航。（一）管理機(jī)制不健全，工作細(xì)節(jié)不明確在印章管理工作中，常常出現(xiàn)“公章私用”的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)一句話勝似千道旨，印章使用的審批流程完全被架空，機(jī)要秘書只能聽從于領(lǐng)導(dǎo)指示，甚至徇私情、顧人情，隨意加蓋印章。這主要是由于印章管理機(jī)制出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞，雖然規(guī)定了印章使用流程，但卻忽略了違規(guī)使用印章的懲罰條款，造成印章管理人為操控大于制度約束，“有法不依、有章不循”的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。（二）管理流程不規(guī)范，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)對于黨政機(jī)關(guān)單位來說，印章的使用頻率相對較高，一些機(jī)要秘書為了圖方便、節(jié)約時間，簡化了印章審批程序，進(jìn)而出現(xiàn)了諸多“特事特辦”的情況，今天有一個加急文件需要加蓋印章，明天有一個特急文件需要加蓋印章，機(jī)要秘書往往對這樣的“加急”印章，一路開綠燈，導(dǎo)致出現(xiàn)印章管理漏洞，給黨政機(jī)關(guān)單位造成嚴(yán)重?fù)p失。（三）印章保管不保密，印章監(jiān)管不嚴(yán)格印章屬于黨政機(jī)關(guān)的高密級辦公物件，保管空間、保管方式尤為重要，但是，在實(shí)際工作當(dāng)中，一些機(jī)要秘書由于主觀人為失誤或者為其它部門加蓋印章提供便利條件，在管理印章時，只是將其作為一般的辦公用品隨意放置，即使存放在保險柜或者文件柜當(dāng)中，也并未設(shè)置密碼，甚至將文件柜鑰匙隨便借于他人，以至于私蓋印章的情況屢見不鮮。另外，由于上級主管領(lǐng)導(dǎo)將關(guān)注焦點(diǎn)完全放在其他事務(wù)性工作上面，對印章使用、審批、保管缺少基本的監(jiān)督流程，這也給印章管理埋下了重大的安全風(fēng)險隱患。（一）健全管理機(jī)制，加大執(zhí)行力度印章管理制度需要從制印、用印、審批、保管等方面予以全面考量，針對印章使用的每一個細(xì)節(jié)問題制訂管理約束機(jī)制。比如印章審批流程需要經(jīng)過幾級領(lǐng)導(dǎo)的審驗(yàn)和簽批，需要哪些用印憑證等，都要細(xì)化到每一項(xiàng)條款，每一個表格，使印章管理工作有法可依、有章可循、有規(guī)可守。另外，制度落實(shí)與執(zhí)行是印章管理工作的核心內(nèi)容，空有制度行文，缺乏執(zhí)行效力，只會造成混亂格局，因此，機(jī)要秘書在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)做到不徇私情、不講人情、不越制度紅線，不謀一己之利，嚴(yán)格遵守印章管理制度的各項(xiàng)條款內(nèi)容，使印章管理工作逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化模式邁進(jìn)。（二）嚴(yán)格審批流程，夯實(shí)工作基礎(chǔ)對于黨政機(jī)關(guān)單位而言，需要加蓋印章的公函與文件類型較多，這就需要機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)具有豐富的崗位工作經(jīng)驗(yàn)與敏銳的洞察力，尤其是日常的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，必須了如指掌，才能在審驗(yàn)各種類型的文件與公函時，不至于犯下低級錯誤，規(guī)避用印風(fēng)險。比如對于國家級、省級直管部門傳達(dá)的文件，需要加蓋印章，機(jī)要秘書需要了解直管部門的職責(zé)權(quán)限、具體工作內(nèi)容、相關(guān)政策理論等內(nèi)容，以便于充分發(fā)揮印章的法律效力。此外，機(jī)要秘書需要熟知上級主管領(lǐng)導(dǎo)的字跡與字體，對模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字的用印審批單，能夠慧眼識真，快速辨別出真假，以規(guī)避用印風(fēng)險，避免給單位造成名譽(yù)損失。（三）借助信息技術(shù)，導(dǎo)入使用數(shù)據(jù)近年來，辦公自動化以及信息化技術(shù)飛速發(fā)展，給印章管理工作帶來了諸多便利條件，因此，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)導(dǎo)入印章管理工作當(dāng)中，通過建立印章使用信息數(shù)據(jù)庫，將印章的使用情況錄入數(shù)據(jù)庫，便于日后查閱與審核。比如對于需要加蓋印章的文件，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)利用數(shù)碼照相或者錄像設(shè)備將原文件以照片的格式導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并通過填寫印章使用表單，進(jìn)一步完善印章使用流程。這樣一來，在日后核對印章使用情況時，可以隨時從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中調(diào)取印章使用的原文件，使印章主管領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)τ≌率褂眯畔⑦M(jìn)行快速核實(shí)。（四）提高監(jiān)管效力，做好維護(hù)工作在制訂印章管理制度時，可以針對印章使用的監(jiān)管工作，進(jìn)一步細(xì)化各項(xiàng)條款。比如可以借助于部門間的相互監(jiān)督或者監(jiān)控探頭的遠(yuǎn)程監(jiān)督等形式，對印章使用與保管情況，進(jìn)行全過程無死角監(jiān)控，并將監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的諸多問題，形成內(nèi)部通報文件，對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。另外，由于印章使用較為頻繁，這就大幅縮減了印章的使用壽命，因此，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)及時做好印章的清理與維護(hù)工作，印章每一次使用完畢后，可以借助于軟毛刷、專用毛巾等用具對印章進(jìn)行集中清理，在保證印章完好性的同時，使印章在使用過程中，始終保持易于辨識的清晰狀態(tài)。雖然印章管理只是機(jī)要秘書的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但是，這項(xiàng)工作事關(guān)黨政機(jī)關(guān)單位的對外形象以及印章使用過程中隨時可能發(fā)生的法律風(fēng)險，因此，機(jī)要秘書應(yīng)當(dāng)始終保持清醒的頭腦，將印章管理工作做到位、做精細(xì)的同時，成為上級主管領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。
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