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20210906:領導突然要開會,別慌,記住這四步

職場高手 時間:2024-11-21 09:10:15 收藏 WORD下載

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領導突然要開會,別慌,記住這四步

辦公室工作主要是辦文、辦會和辦事,由此可知辦會在整個辦公室工作中所處的位置。會務工作是一項非常繁瑣的工作,一般情況下,若時間足,可充分細致地考慮會議方案,認真按會務程序籌備。但在實際工作中,會遇到領導臨時決定召開范圍較大的會議,這類會議如何組織,試談幾點粗淺的體會。 

一、快速、準確領會領導意圖 

領導交辦的應急性會議,由于時間倉促,往往交辦不細,這就要求承辦人員必須快速、準確領會領導意圖。不但要清楚會議名稱、時間、地點、參加人員、主席臺就座領導,還要明白領導的某些特殊要求,如:座次安排、會議議程中的主持詞、講話,以及會議開始時、會議進程中、會議結束時是否放某種音樂或歌曲等等。只有快速明白領導意圖,才能在會務服務中做到不顧此失彼。不領會領導意圖,就會事事處于不確定狀態,會務工作也就難以逐項圓滿落實。 

二、迅速在頭腦中形成預案 

應急性會議不像平時會議,它不能按部就班地形成書面方案,也沒有時間召開有關單位協調會,將任務分解。承辦人員必須在明白領導意圖的同時,頭腦中迅速形成預案,將預案調理成步驟,胸有成竹,逐一落實。如果再像平時會議那樣形成書面方案,召開有關單位會議,就會失掉辦會時間,影響會議召開;如果不在頭腦中形成預案,會務工作將無頭無緒,會議也不能順利召開。 

三、冷靜快捷地實施 

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