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年鑒是某行業、地區、單位全面、系統、準確記述上年度發展狀況，匯輯一年內重要時事、文獻和統計資料，按年度連續出版的資料性工具書。隨著企事業單位史志工作的不斷推進，年鑒編纂日趨成為一項基礎性、常態化工作。筆者擬結合工作實踐，探討企事業單位年鑒編纂需重點把握的四個關鍵點，與同行交流。
年鑒是典型的信息密集型資料，可謂“集萬卷于一冊，縮一年為一瞬”。年鑒具有一定的總結、統計意義和比較系統的連續參考作用，具有權威性、及時性、出版的連續性以及功能齊全等體例特征。年鑒按內容性質分，可分為綜合性年鑒、專業性年鑒、專題性年鑒；按收錄重點分，可分為知識性年鑒、紀實性年鑒、指南性年鑒；按表現形式分，可分為記述性年鑒、圖譜性年鑒、統計性年鑒；按載體類型分，可分為紙質年鑒、電子年鑒等。企事業單位年鑒是記載企事業單位一年來發生的重大事件、反映企事業單位發展概況，并系統總結工作經驗的資料性工具書。根據不同的分類標準，分別屬于專業性年鑒、紀實性年鑒、記述性年鑒等。企事業單位年鑒編纂應堅持科學系統原則，完整記敘本單位全年各方面重要事項、重點信息，全面反映一年來的主要職能活動和基本歷史面貌，做到“主要內容不缺失，大事要事不遺漏”。同時，應圍繞“新、特、重、大”要求，重點記述當年發生的有新意、有特色、有開創性，對本行業、本部門有重大影響的大事、要事，不能“眉毛胡子一把抓”，這是年鑒編纂的基本遵循。從形式上來講，一部好的年鑒應做到格式規范化、內容系統化、直觀形象化。而科學架構是實現這一目標的起點，也是至關重要的一環。框架是年鑒的基本結構安排，一方面，它是年鑒內容選擇和編排的基本依據；另一方面，是年鑒信息資料的收集牽引和依歸之所。框架設計應遵循系統化原則，設計者應把年鑒作為一個完整的系統工程來安排。首先，對設計的相關領域要有全方位思考，既要注意全面反映事實，做到橫不漏項，又要注意每個領域的內部結構，切實把握好記述的深度。其次，內容資料要經緯相通，既要有分門別類橫向排列的內容，又要安排好按時序縱向編排的信息。框架設計尤其要注意概全率。年鑒的定位是工具書，基本框架構成應包括綜合情況、動態信息、附屬資料和檢索系統四個部分。綜合情況，一般分為兩個方面：一是全書的綜述，主要包括本單位的基本情況（含組織沿革）、年度工作完成情況、主要業績等。二是各欄目、分目下的“概述”，用以記述各不同部類工作的總體情況，相關要素應基本固定，便于不同年度相關資料延續記述和比較。動態信息，即分門別類記述的年度內發生的大事要事和其他重要信息資料，這是年鑒編纂的主體。附屬資料，包括大事記及各類具有參考性的統計資料、圖表、文獻等。在“求全”的基礎上，安排年鑒版塊時要充分考慮好“平衡”問題。一是以上四部分內容的比例要平衡，綜合情況、動態信息是年鑒的主體，一般合計所占比例不應低于全書的百分之六十。二是一、二、三次文獻的配比要均衡，防止一次文獻（指沒有經過編選者編輯加工的原始性文件資料）比重過高，導致年鑒信息密度不夠。三是要注意動態信息各部類的分量和篇幅，既要防止不分主次、“蘿卜上下一般粗”，又要避免同類型內容“厚此薄彼”。此外，還要充分考慮本單位實際，設立具有自身特色的欄目，這是提高年鑒質量的重要途徑。年鑒編纂是一項日常性、基礎性的史料收集工作，不宜占用過多人力資源；同時，年鑒內容林林總總、包羅萬象，并非單個組織、個別幾個人可獨立完成。因此，科學合理的分工非常重要，這是推動年鑒編纂工作高效開展的一大關鍵。以筆者所在航空工業第一飛機設計研究院為例，年鑒編纂工作采取的是“四位一體”的虛擬團隊模式，即在史志工作領導小組（編審委員會）的領導下，在史志工作辦公室組織下，組建編輯部，并依托各單位來開展工作。具體來講，各自的分工如下：史志工作領導小組（編審委員會）全面領導年鑒編纂工作，對重大事項進行決策；負責審定年鑒編纂工作規劃、經費使用和資源配置等；負責審定年鑒文稿，主要審定年鑒是否全面系統客觀地反映了本單位當年改革發展各項主要工作，內容有無遺漏，總體結構是否平衡，密級是否符合規定。史志辦公室負責制定并下發年鑒編纂計劃，負責年鑒編纂團隊的組建，負責業務培訓、文稿評審等會議的組織及其他服務保障工作，負責年鑒的印刷出版及存檔、上報。年鑒編輯部負責編制《年鑒任務分配表》（如下），負責年鑒的合稿、編校，負責把關年鑒內容的準確性、完整性及編寫質量。各單位負責依據《年鑒任務分配表》，開展年鑒相關材料收集及內容編纂；負責把關本單位年鑒內容的準確性、有效性；負責確定本單位年鑒內容的密級。簡而言之，史志工作領導小組（編審委員會）負責把方向，史志辦公室負責服務、督辦，編輯部則“管兩頭”———定綱立矩、統編統校，而各單位則負責提供準確的內容。這種模式有效提高了年鑒編纂的質量和進度。年鑒是專業工具書，有其自身的特色，選題、立目和撰稿均應標準規范。而企事業單位年鑒編纂的分工模式，又注定了參與者多為兼職人員。因此，只有編輯部盡可能詳細地制定編纂規范，明確選材原則標準、內容要素、篇幅字數、語言風格等要求，才能既有效縮短撰寫人員摸索的過程，提高編纂效率，又能大幅減少后期編輯部編校的工作量。年鑒的記述范圍為整個自然年。年鑒的內容選取應系統全面、客觀準確，重點圍繞本單位年度中心工作和重要事項，突出年度特點和專業特色。年鑒要做到總述、分述相結合。總述要“站高一步、想深一步”，從宏觀上全面把握；分述要抓住事物的主要特點，突出分述事件的典型性和重要性。針對各欄目、分目間的交叉重復現象，可以在分清主次和相互協調的基礎上，采取平衡刪留、詳略互見、區分視角等不同記敘方法，力求在整體敘述的邏輯層次性和統一性之間達到最佳平衡。年鑒采用“分類編輯法”，一般分為欄目——分目（類目）——條目三級結構，以條目為基本信息載體編纂正文內容。條目分為消息主題、情況主題、知識主題和資料主題四類，選題應以動態為主，重點反映一年的重要情況，單條篇幅一般不宜超過300字。條目是年鑒寫作的重點，總體來講，要做到實事求是、據實而錄，即內容要真實可靠；特色選題，防止雷同，即要運用求異思維，防止“似曾相識”；信息密集，去除水分，即要加強總結歸納，提升有效信息含量；精準標引，方便檢索，即要選取特色標題，不能不知所云。年鑒以記述、說明為主，不議論、不抒情，不使用工作總結、工作報告、新聞報道等文體語言，力求準確、簡明、平實、嚴謹。文字表達宜采用紀實手法。即開門見山，直陳其事，免除一切穿靴戴帽的套話，杜絕任何廢話、空話和假話。總而言之，年鑒編纂并不神秘，與其他文體的寫作一樣，應做到結構合理、信息準確、詳略得當。同時，基于其資料性文本的屬性，不宜做過度加工。只要通過學習，掌握其基本特征和編纂規律，就完全可以順利完成這項工作。此外，在不斷的實踐中，筆者逐步認識到：通過連續編纂年鑒，不僅可以積累大量有價值的信息，為史志編纂打牢基礎，而且可以促進管理的規范化。這是一項受益匪淺的事業，值得我們為之努力。（作者：王莉芳 單位：航空工業第一飛機設計研究院 來源：秘書之友）
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