具體工作

收集各部門、分公司的文書檔案

詳

細(xì)

工

作

流

程

流程圖

下發(fā)通知 →審核 →接收 →存檔 →沒有按時(shí)移交的部門向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) →上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)督辦 →移交完畢

對于此流程圖的解釋

檔案室每年1月份下發(fā)通知，要求各部門、分公司移交前一年的文書類資料，各部門、分公司秘書按照要求填寫移交清單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。檔案室秘書對移交清單進(jìn)行核對，符合要求的進(jìn)行接收，檔案管理員對接收的文件進(jìn)行整理、立卷。如沒有按時(shí)移交的部門，檔案室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)上報(bào)董事局辦公室，由其再進(jìn)行督辦，直到移交完畢。

具體工作

對集團(tuán)所有文書材料進(jìn)行整理

詳

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工

作

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程

流程圖

收集  →分類 →組卷  →錄入卷內(nèi)目錄  →編寫案卷題名→裝訂

關(guān)于此流程圖的解釋

收集集團(tuán)及分公司所有文書材料，按要求進(jìn)行分類、組卷、錄入卷內(nèi)目錄、編寫案卷題名，最后裝訂成冊。

具體工作

文件借閱

詳

細(xì)

工

作

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程

借閱人填寫《文件借閱申請單》—寫清文件編號(hào)、文件名稱、原/復(fù)印件、份數(shù)、借閱用途、密級(jí)程度、借閱原因、借閱人、借閱部門、借閱日期、歸還日期—借閱部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字—持簽字齊全的借閱單到檔案室借閱—檔案管理員在文件目錄中查找該文件的編號(hào),將文件編號(hào)寫在借閱單上—文件借出后,檔案室依照借閱單在文件借閱登記表上及電子版借閱未歸還目錄中登記—已到借閱預(yù)計(jì)歸還日期,檔案室電話通知其歸還或辦理續(xù)借—文件歸還時(shí)檢查是否完整無損，完好無損,檔案室在實(shí)際歸還日期中寫明歸還日期,注銷其借閱手續(xù)—檔案室將歸還文件整理歸檔

具體工作

合同接收

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細(xì)

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程

到董辦接收合同—檔案室秘書依據(jù)合同類移交表對合同進(jìn)行核對—手續(xù)完整簽字接收——檔案室對合同進(jìn)行存檔并下發(fā)相關(guān)部門

接收合同要求：1、注意合同及附件、合同轉(zhuǎn)簽文件的完整性；2、走特事特辦的合同在生效后且下發(fā)到各個(gè)部門，但經(jīng)辦部門需后補(bǔ)手續(xù)。

具體工作

洽商資料接收

詳

細(xì)

工

作

流

程

流程圖

接收 →核對  →錄入 →存檔

關(guān)于此流程圖的解釋

每月由各項(xiàng)目資料員將洽商資料及移交清單移交至檔案室，檔案室秘書將洽商資料逐一核對、接收，錄入電子目錄，進(jìn)行存檔。

具體工作

結(jié)算資料接收

詳

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工

作

流

程

流程圖

接收 →核對  →錄入 →存檔

接收合同要求： 1、須有移交部門負(fù)責(zé)人、移交人及監(jiān)察部門相關(guān)人員的簽字；2、應(yīng)按移交部門出具的移交單進(jìn)行一一核對；  

具體工作

圖紙檔案接收、整理

詳

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作

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程

流程圖

取圖  →登記 →審核印章 →編號(hào) →錄入 →歸檔

關(guān)于此流程圖的解釋

由總工辦電話通知檔案室秘書取圖紙,檔案室秘書審核圖紙是否有總工辦和設(shè)計(jì)部對此圖紙的確認(rèn)印章，審核后給圖紙進(jìn)行編號(hào)，加蓋檔案室印章,錄入電子版目錄,按項(xiàng)目類別進(jìn)行存檔。

具體工作

集團(tuán)營業(yè)執(zhí)照的年檢

詳

細(xì)

工

作

流

程

流程圖

下載申請表→填寫表格→網(wǎng)上注冊年檢 →向財(cái)務(wù)部要財(cái)務(wù)報(bào)表  →申請蓋章 →請款 →到工商局辦理年檢

關(guān)于此流程圖的解釋

根據(jù)工商局規(guī)定，每年3月起，從工商網(wǎng)下載年檢表格，按照營業(yè)執(zhí)照上的內(nèi)容填寫好年檢表,并在網(wǎng)上注冊年檢，在申請表上加蓋公司的公章、合同章、財(cái)務(wù)章 , 向財(cái)務(wù)請款并并要求提供集團(tuán)12月份的財(cái)務(wù)報(bào)表, 帶著年檢表、營業(yè)執(zhí)照副本、財(cái)務(wù)報(bào)表、公司公章到相應(yīng)的工商局進(jìn)行年檢。

具體工作

辦理營業(yè)執(zhí)照有效期變更

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流程圖

到工商局領(lǐng)取變更表→填寫表格 →修改公司章程、股東會(huì)決議 →申請蓋章 →到工商所審核  →變更完成

關(guān)于此流程圖的解釋

到領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照的工商所領(lǐng)取變更表并進(jìn)行填寫，準(zhǔn)備好修改后的公司章程和股東會(huì)決議，申請變更表、公司章程、股東會(huì)決議蓋公章，到工商所進(jìn)行審核，審核通過后將營業(yè)執(zhí)照放在工商所進(jìn)行變更。

具體工作

借閱圖書

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流

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流程圖

查閱 →登記 →錄入 →借出  →歸還 →歸檔

關(guān)于此流程圖的解釋

借閱人在檔案室進(jìn)行查閱，找到需要的圖書后在借書證上登記，填寫姓名和借書時(shí)間，檔案室秘書根據(jù)借書卡內(nèi)容在電腦上登記，審核無誤后將圖書借出。借閱人歸還圖書時(shí)在借書卡上寫明還書時(shí)間，檢查圖書是否完好無損，核對無誤后歸檔。

具體工作

刻錄光盤

詳

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工

作

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流程圖

登記(申請) →刻錄  →檢查→下發(fā)

關(guān)于此流程圖的解釋

(1)刻錄光盤必須在《刻錄光盤登記表》中登記，注明部門、文件內(nèi)容、分?jǐn)?shù)等要求，檔案管理員根據(jù)登記要求進(jìn)行刻錄，完畢后檢查刻錄內(nèi)容，最后下發(fā)給所需部門。  

(2)申請刻錄檔案室存檔光盤必須填寫《文件借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，檔案管理員進(jìn)行刻錄，完畢后檢查刻錄內(nèi)容，最后下發(fā)給所需部門。  

具體工作

對各部各項(xiàng)專兼職資料員進(jìn)行定期指導(dǎo)培訓(xùn)

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流程圖

確定資料員名單  →擬定培訓(xùn)日期 →擬定培訓(xùn)內(nèi)容 →通知相關(guān)資料員 →詳細(xì)講解培訓(xùn)內(nèi)容  →作專業(yè)指導(dǎo)

關(guān)于此流程圖的解釋

對集團(tuán)所屬各部及各項(xiàng)目公司專兼職資料員進(jìn)行名單確定，不定期的培訓(xùn)并擬定培訓(xùn)內(nèi)容，利用OA系統(tǒng)或電話進(jìn)行通知，針對每個(gè)項(xiàng)目、資料員的特點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后下現(xiàn)場了解檔案管理的狀況并給予專業(yè)指導(dǎo)。