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小標題又稱分題、插題、層次標題。在公文寫作中，尤其是那些頭緒復雜、內容豐富、篇幅較長的公文，精心撰擬小標題，以概括揭示某一段落或層次的中心內容，突出某一件事或某項工作進程的階段性，強調某種思想觀點、措施或問題，從而讓閱者準確地領會公文內容，是十分重要的。對長篇文章相間有序地設置這樣的“窗口”，便產生疏朗醒目的美感。
公文寫作中如何擬定小標題呢？應當主要把握以下六點：
一、看是否準確恰當
小標題對于本段所寫的內容主旨而言，必須概括得準確無誤，恰如其分。例如有篇關于××工程的調查報告，題為《一顆盲目施工的苦果》，設立了這樣幾個小標題：“釣魚”工程，后患無窮；違反基建程序，造成浪費；合同沒訂，扯皮無窮；領導外行，吃盡苦頭。其中第三個小標題下面的內容為：××工程一開工，“扯皮”之戰就打響。遇到問題，主建、施工、設計三方各說各的理，問題不能順利解決。這個工程自興建以來，主建、施工和設計三方，竟連一份經濟合同都沒簽訂。設計圖紙沒有按時完成，拖延了工期，但設計單位不負經濟責任；主建部門任意要求修改設計，不受任何契約約束；施工單位則是“老牛趕山，走著瞧”，來一部分圖紙，要一部分錢，干一部分工程。外裝修用的面磚就是一個三方扯皮的典型事例。主建單位要求由面磚改為水刷石，設計單位則堅持要用面磚；而面磚的采購，主建單位和施工單位又互相推靠、扯皮近半年之久。這段文字是該項工程三方互相“扯皮”的活寫真。作者將小標題擬為“合同沒訂，扯皮無窮”是極其準確恰當的。
二、看是否明確集中
擬定小標題，要特別注意不能過于雜亂，而要力求明確集中，寫得越單一越好。不要將幾個性質不同、不能相提并論的問題，硬行扯在一起，搞成“小雜燴”。同時，也不能將原本是性質相同的問題，卻分散到兩個小標題中去說。例如×單位所寫的《2016年度工作總結》，共列有四個小標題，其中第一個是：“解放思想，廣泛宣傳，積極爭取對外業務，努力開展多種經營”。不難看出，這個小標題的內容較為雜亂，既有思想政治方面的，又有生產經營方面的，將這些性質不同的事項硬行“捏”在一起，顯得頭緒紛繁，龐亂蕪雜。
三、看是否照應總題
擬定小標題，要注意與全文總標題相呼應。總標題是對全篇內容的高度概括，是“綱”，各個小標題均是從不同角度、不同層面對總標題內涵的展示，是“目”。它們共同服務于總標題，呈現出一種“輪輻向心”和“眾星捧月”的態勢。例如《中共中央、國務院關于保護森林發展林業若干問題的決定》一文共列有八個小標題：穩定山權林權，落實林業生產責任制；木材實行集中統一管理；對林業的經濟扶持；木材綜合利用和節約代用；抓緊林區的恢復和建設；大力育林造林；發展林業科學技術和教育；加強黨和政府對林業的領導。可以看出，上列小標題是從八個方面制定了如何“保護”、如何“發展”的林業政策，絲絲入扣，不枝不蔓。值得注意的是，一些方針政策性較強的公文如通知、意見等等，其所設立的小標題往往呈現出一種規律性的特征，即通常在第一個小標題交代問題的重要性及必要性，中間各題是有關指導思想、基本原則、總體目標以及主要任務、政策措施等方面的內容，最后則是組織領導方面的要求，也是從不同角度對總標題加以展示。
四、看是否合乎邏輯
擬定小標題，必須注意講究邏輯性。從邏輯角度講，公文總標題與小標題之間具有領屬關系，而各個小標題相互之間則是并列關系。撰寫時要對其進行合理地分類，符合邏輯，不能彼此包容或者相互交叉，不該并列的不能并列。對各個小標題的設置，還要照應全文主旨，分清性質、輕重、主次，仔細考慮其排列次序，做到條理清楚。例如《××縣放寬政策和發展第三產業現場辦公會議紀要》，共列有六個小標題：關于放寬政策問題；關于籌建貨場問題；關于發展第三產業問題；關于貸款問題；關于擴建整流器廠問題；關于企業辦理工商營業執照問題。從表面上看，各標題排列整齊具體，反映出了會議的主要議題。但仔細推敲則不然。從總標題來看，會議的中心議題實際是兩個：一是放寬政策問題，一是發展第三產業問題。因此，要擬定小標題，有這樣兩個也就足夠了。有些應歸屬“發展第三產業問題”，有些則應歸屬“放寬政策問題”。而文中所列小標題將具有從屬關系的“問題”并列，顯然不當。
五、看是否有藝術性
擬定小標題，還要講求藝術性。一般來講，主要有四種方法：一是運用形象化的語句。例如《中紀委關于加強紀檢工作座談會紀要》一文，其中最后一個小標題“自己干凈才能幫助別人洗澡”，采用借喻手法，生動活潑，耐人尋味。二是運用對仗式。但這種對仗一般只是講求字數的對稱整齊，而非嚴格意義上的對仗。例如上文“總結工作，增強信心”、“全黨動手，上幫下促”等便是。三是運用排比式。例如《全國農村工作會議紀要》下設五個小標題：關于農業生產責任制；關于改善農村商品流通；關于農業科學技術；關于提高經濟效益、改善生產條件；關于加強思想政治工作和基層組織建設。以介詞“關于”作提示語，統轄全“局”，結構緊湊，語勢強勁，富于表現力。四是使用該段中具有概括性的“原話”。這在一些綜合性的簡報以及先進人物事跡材料中較為多見。
六、看是否勻稱和諧
各個小標題的擬定，一定要顧及相互之間在形式上的整齊勻稱，無論在句式還是在字數上，都要盡量做到和諧順暢，講究布局上的美感，不能長短不一，參差不齊。例如《全國農村工作會議紀要》一文所設的五個小標題，均是以介詞“關于”作提示語，構成整齊的排比式布局，顯得十分勻稱和諧。而像前文《一顆盲目施工的苦果》一文所列的四個小標題，第一、第三和第四個小標題均是由八個字組成，但第二個小標題卻不如此，破壞了標題的整體美。因此，可將其中的“基建”二字刪去，以求和諧勻稱。
