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會(huì)議工作是一項(xiàng)政治性、全局性、系統(tǒng)性都很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)多環(huán)節(jié)、重細(xì)節(jié)的工作。組織者應(yīng)以一種身臨其境的狀態(tài)在腦海中持續(xù)投射會(huì)議組織的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一處細(xì)節(jié)，在會(huì)議組織過(guò)程中保持視覺(jué)想象力，主動(dòng)運(yùn)用“畫(huà)面感”做好會(huì)議工作。
制訂方案時(shí)勾勒畫(huà)面
會(huì)議方案是會(huì)議組織安排的“綱”，是辦好一個(gè)會(huì)議的基礎(chǔ)和前提。要想在一個(gè)較短的時(shí)間內(nèi)，制訂出一份高質(zhì)量的會(huì)議方案，就必須學(xué)會(huì)在頭腦中“主動(dòng)作畫(huà)”，將會(huì)議各要素作為線條，從而較為系統(tǒng)地勾勒出會(huì)議的基本框架。
在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前實(shí)際工作需要，根據(jù)出席領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員日程安排來(lái)確定合適時(shí)間，避免出現(xiàn)重要參會(huì)人員不能參會(huì)的情況。
在選擇會(huì)議地點(diǎn)時(shí)，要根據(jù)會(huì)議主題內(nèi)容、參會(huì)人員范圍和數(shù)量等，權(quán)衡所選會(huì)議場(chǎng)所空間是否合適。
在確定參會(huì)人員范圍時(shí)，參照以往類似會(huì)議，再對(duì)照本次會(huì)議主題內(nèi)容來(lái)調(diào)整確定參會(huì)范圍。
在擬訂會(huì)議議程時(shí)，要把領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際需要結(jié)合起來(lái)，擬訂出合理的議程安排。
在新聞報(bào)道方面，應(yīng)結(jié)合慣例和會(huì)議具體情況確定報(bào)道的內(nèi)容和要求。
在任務(wù)分工方面，要將會(huì)議籌備需要的材料，涉及的會(huì)務(wù)工作和疫情防控等各項(xiàng)內(nèi)容做一個(gè)模塊化的梳理，堅(jiān)持定人定崗定責(zé)，細(xì)化任務(wù)分工、明確操作細(xì)節(jié)，確保會(huì)務(wù)工作銜接緊密、運(yùn)轉(zhuǎn)流暢。
只有將這一連串的工作線條都描畫(huà)清晰，一場(chǎng)會(huì)議的輪廓才能逐步顯現(xiàn)出來(lái)。
會(huì)議籌備時(shí)完善畫(huà)面
會(huì)議籌備過(guò)程中，要按照會(huì)議方案的謀劃，添加更具體的“分鏡頭”，將這些零散的、無(wú)序的、模糊的輪廓組合成完整的、有序的、清晰的無(wú)限接近真實(shí)狀態(tài)的畫(huà)面。
在席次安排方面，要根據(jù)整理后的與會(huì)人員名單合理安排席次，同時(shí)結(jié)合視覺(jué)想象視情調(diào)整布局，確保席次安排妥當(dāng)合理。
在參會(huì)人員動(dòng)線等方面，要站在參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)人員的角度檢查會(huì)場(chǎng)，模擬相關(guān)路線安排，確保入場(chǎng)標(biāo)識(shí)清晰、指引明確。特別需要注意的是，在會(huì)議中如有投票、頒獎(jiǎng)、授牌等環(huán)節(jié)，要做好溝通和引導(dǎo)，確保人員走動(dòng)順暢、便利，拍攝出來(lái)的畫(huà)面得體。
重大會(huì)議活動(dòng)尤其是涉及議程較復(fù)雜、環(huán)節(jié)較多的會(huì)議，會(huì)前必須進(jìn)行全要素演練，逐項(xiàng)推演各個(gè)細(xì)節(jié)，強(qiáng)化重點(diǎn)環(huán)節(jié)的配合銜接，對(duì)落實(shí)不到位或流程不順暢的地方及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
只有充分運(yùn)用“畫(huà)面感”，盯緊會(huì)議關(guān)鍵環(huán)節(jié)，合理調(diào)整工作進(jìn)度，統(tǒng)籌推進(jìn)各項(xiàng)工作，才能又好又快完善會(huì)議“全景”。
會(huì)議進(jìn)行時(shí)呈現(xiàn)畫(huà)面
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