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從結構上講，通知的主體一般由標題、主送機關、正文、附件說明、落款、附注6個部分組成。（一）標題。作為行政機關公文的通知，標題通常要求用完全式，不能簡單地標以“通知”兩字完事，即同時具備發文機關名稱、事由和文件三要素。如果通知的內容重要或緊急的，可在文種前加“重要”或“緊急”字樣，如果是某一事項的補充內容，可以在文種前加“補充”字樣。有時通知的標題也可采用省略發文機關或省略事由的形式，但這種情況較少見，也不宜提倡。指示性通知和事務性通知的標題在寫法上基本相同，一般要有表明安排實施該項工作、開展該項活動行為尺度和要求的關鍵詞。如“××省人民政府關于繼續凍結各項建設工程征占用林地的通知”、“國務院辦公廳關于抓緊做好勘界工作維護邊界地區穩定的通知”、“××省人民政府關于調整普通高等學校招生并軌收費標準的通知”、“××省人民政府辦公廳關于召開全省關井壓產工作會議的通知”、“××省人民政府辦公廳關于成立天然氣開發利用工作領導小組的通知”，等等。批示性通知的標題一般要根據發送文件的不同方式，分別使用“發布”、“印發”、“轉發”、“批轉”字樣。如“××省人民政府辦公廳關于印發促進高新技術成果轉化和高新技術產業化若干規定的通知”。任免通知的標題一般有“任”、“免”等字樣。如“××省人民政府辦公廳黨組關于任命×××同志為×××的通知”、“××省人民政府辦公廳黨組關于×××等同志任免職的通知”。（二）主送機關。根據發文的內容、目的而定，可以是一個機關，也可以是多個機關。當發文范圍比較廣、受文機關比較多時，能夠統稱的可以使用統稱，如“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：”、“各盟行政公署、市人民政府，自治區各委、辦、廳、局，各大企業、事業單位：”。（三）正文。一般由通知緣由、通知內容和通知的執行要求三部分組成。通知的種類不同，正文的寫法要求也不同。1、指示性通知的正文通常由通知緣由、通知事項及執行要求（結束語）三部分組成。通知緣由，即講明為什么要發出通知。一般包括開展此項工作的根據、目的、意義。也有的通知根據行文的需要，在這一部分對事情的來龍去脈等基本情況做一簡單陳述，再做出適當評價。但不論哪種寫法，都必須簡明扼要，以免沖淡主題，喧賓奪主。緣由之后緊接“特通知如下”、“現就有關事項通知如下”等常用語引出下文。通知事項，是正文的主體部分。要寫明工作任務、基本措施、原則要求、注意事項等內容。為了便于理解和執行，具體意見、安排、要求的內容層次較多時，多采用分條列項式的寫法。每一條或講一個工作側面，或交待一類性質的內容，力求明確具體，常用一個小標題概括這部分內容，并起到醒目、導讀的作用。執行要求，是通知的結尾部分，一般簡要寫明對執行者的要求、希望。這部分有時單列一段，比較醒目；有時作為通知事項的一條出現，不另寫結束語，意盡言止。指示性通知的語言表述特色是：態度明確、用詞簡潔、措施果斷、要求實際。2、批示性通知的正文一般都很簡短。一般要講明發送文件的根據、對被發送文件的意見或作出的決定、被發送文件的名稱、提出貫徹執行的要求。頒發條例、辦法、細則、方案、計劃的通知，一般因為被頒發的文件內容具細，無需在頒發通知中再提具體的工作意見，所以通知正文只需講明根據、決定，提出要求即可。轉發文件的通知因是向下級傳遞某種精神或信息，多數情況要求下級貫徹執行，所以在講明根據、決定，提出要求之后，必要時還須作出具體指示或工作安排，以提高下級機關對該項工作的認識，使其在實際貫徹執行過程中有所遵循。批轉文件的通知因被轉文件是下級機關的文件，所以要求在正文中表明發文機關的態度，即“同意”什么，表示批準或認可，然后做出決定，最后提出要求。必要時，也要作出具體指示或工作安排。在提出要求時，要注意區分“參照執行”、“遵照執行”、“研究執行”、“認真貫徹執行”等語的語義色彩，不要亂用。在提出補充意見時，要注意不得與被發送文件有原則性的抵觸，不要重復照搬被發送文件的內容，也不能將與被發送文件內容無關的東西等進去。3、事務性通知，正文要寫明通知的根據、目的，然后陳述通知事項。語言要求簡潔、明快，篇幅短小，意盡言止。4、任免性通知，屬告知性質。正文一般先寫任免的根據，然后列出任免名單、職務，最后用“特此通知”做結。（四）附件說明。指示性通知、事務性通知有附件時，應在正文之下，按有關規定標識附件說明。批示性通知已在正文中寫明了被發送文件的名稱，故不再使用附件說明。（五）落款。由發文機關名稱（印章）和成文日期構成。一般情況，應加蓋發文機關印章，以示通知的法律效力，這時不必再落發文機關名稱。（六）附注。根據通知制發的實際需要，決定是否標識附注。
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