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大凡舉辦會議，都必須做好會議記錄和紀要，以資查考和對照貫徹落實。但在實踐過程中，有的同志對紀要的整理工作不甚了然，不是把紀要寫成繁瑣的“會議記錄”，就是把紀要寫成簡單的“會議要目”，很難處理好“記錄”與“紀要”的關系。所整理的紀要要么是“水分”太大，內容太雜，“眉毛胡子一把抓”；要么是照搬照套會議記錄，缺乏重點，無法體現會議內涵；要么是簡單行事，點到為止，內容干巴膚淺，達不到紀要條理性、約束性、指導性和可操作等特點要求。根據筆者多年的文字工作實踐，要把紀要整理得相對得體，合乎規范，就必須在記錄、整理時注意把握好以下幾個問題。
一、做好事前準備。通常情況下，舉辦或召開一次會議，都會涉及會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與，有時候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關情況，根據會議確定的議題，備齊有關背景資料，掌握會議將要研究的主要問題，以便記錄、整理時心中有數、查找方便。
二、忠于會議原意。記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據，因此完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要，首先都必須忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內容要點、會議總結或議定的事項等等；尤其是要認真領會并忠實記錄好主要領導的講話原意，不可隨意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務，都要認真落實清楚，原本標記。有時候參加會議的對象較多、內容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會后及時予以核實，以免產生貽誤或遺漏。
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