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規(guī)范的公文格式雖然看上去是“細(xì)枝末節(jié)”，卻是公文具有法定權(quán)威性和強制約束力的顯著表現(xiàn)，也是保證公文質(zhì)量和辦文效率的重要保障。
黨政機關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）。實際工作中，公文格式常見的不規(guī)范問題主要有以下幾點。
01 該具備的要素被遺漏
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)范了公文格式18個方面的要素，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等，每一個要素都有其特定意義，一旦遺漏可能會引發(fā)一定后果。
比如，份號是公文印制份數(shù)的順序號，作用是加強文件管理和利用，涉密文件如果未標(biāo)注份號，會直接影響文件的分發(fā)、查對、清退和銷毀。
又如，密級應(yīng)標(biāo)而未標(biāo)。個別單位甚至在直接轉(zhuǎn)發(fā)上級單位涉密文件時漏標(biāo)密級，后果可想而知。
02 該調(diào)整的要素不到位
我們經(jīng)常說的“紅頭”也就是發(fā)文機關(guān)標(biāo)志，按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，分為兩種形式：一是使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱再加上“文件”二字，二是使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
以××市委辦公廳為例，前者對應(yīng)的是“中共××市委辦公廳文件”，一般是普發(fā)性的下行文；后者對應(yīng)的是“中共××市委辦公廳”，所有上行文、平行文、下行文都被“一網(wǎng)打盡”。
工作中，有的單位仍在使用發(fā)文機關(guān)名稱加括號和文種的形式，如“中共……委員會（通知）”“中共……委員會（請示）”，這顯然不規(guī)范。
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